İş analistlerinin kazanması gereken temel yeteneklerden biri hiç şüphesiz verimli toplantılar yapma becerisidir. İş analistleri olarak profesyonel iş yaşantımız boyunca farklı amaçlarla paydaşların katılımı ile birçok toplantı organize ediyoruz. Planlama toplantıları, gereksinim ortaya çıkartma (gereksinim derleme) toplantıları, gereksinim gözden geçirme toplantıları, sorun çözme toplantıları,bunlardan sadece bir kaçıdır. Bu yazımda hangi tür toplantı olursa olsun bu toplantıları etkin ve verimli yapabilmeniz için uygulanabilir 5 ipucunu sizlerle paylaşacağım.
Toplantı yapma becerinizi geliştirdiğinizde, paydaşların tarafından beğenilen, işlerinde kolaylaştırıcı, zamanı etkin kullanan, işlere çözüm getirebilen ve en önemlisi de aranan bir iş analisti olma yolunda en önemli adımı atmış olacaksınız. Daha önemlisi kendiniz açısından da işiniz daha eğlenceli hale gelecektir.
Etkin ve verimli bir toplantı yapmak bir beceridir. Üstelik öğrenilebilecek bir beceri. Zamanla ustalaşılacak bir beceri. İşte size bu öğrenme yolunda 5 önemli ve etkili ipucu:
# 1 – Toplantılarınız için mutlaka bir gündem (ajanda) oluşturun
Etkin bir toplantının en kritik noktası toplantının bir gündeminin (ajandasının) olmasıdır. Herkes bir toplantıya katılırken kimin davet edildiğini, toplantının amacının ne olduğunu, toplantı ile neye ulaşılmaya çalışıldığını bilmek ister. Böylece toplantıya gelen herkes neden orada olduğunu, kendisinden ne beklendiğini ve nereye ulaşılınca toplantının biteceğini bilir.
Bir toplantı için ajandayı oluştururken de kritik nokta ajanda içerisine yazdıklarınızı projenizin ilerleyişi ile ilişkilendirin. Yani toplantı hedefe ulaşıldığında projenizde neyi başaracaksınız? Nereye yol alacaksınız? katılımcılar bilsinler. Böylece katılımcılar toplantıya geldiklerinde yaptıkları yatırımın aslında kendileri için bir yatırım olduğunu görebilsinler.
# 2 – Teslimatları tanımlayın
Etkin bir toplantı yapmanın diğer bir ipucu da çalıştığınız projeleriniz için teslimatların tanımlanmasıdır. Toplantılarınızı hangi teslimat çerçevesinde ve o teslimata nasıl hizmet ediyorsunuz doğrultusunda şekillendirin. Böylece toplantıya gelen paydaşlar daha yakın sürede somut bir çıktıya hizmet ettiklerini göreceklerdir. Örneğin toplantınız bir iş sürecinin detaylandırılması, bir kullanıcı hikayesinin tanımlanması, bir iş kuralının değişen mevzuata göre değerlendirilmesi gibi projeniz için yakın zamanlı bir teslimatla ilgili olabilir. Böylece toplantı esnasında dikkatle dağıldığında bu somut çıktıya yönelik sorular ile tekrar dikkatleri toplayabilirsiniz.
# 3 – Toplantı Ortamını Ayarlayın, Sahneyi Tanımlayın
Etkin toplantılar amaca hizmet eden ortamlarda yapılabilir. Bu nedenle toplantı ortamınızı önceden hazırlayın. Toplantı esnasında neye ihtiyaç duyacaksanız örneğin projektör, tahta, flipchart, kalem, post-it vb. tüm bunlar tedarik edilmeli ve toplantı odasında hazır bulunmalıdır.
Bunun yanında ortamın ışığı, havalandırması da toplantının verimliliğine direk etki eder. Geniş katılımcılı bir toplantıyı yer olmadığından küçük bir toplantı salonunda yapmayın.
Toplantı saati geldiğinde gecikmeden başlayın. Açılış konuşmanızı önceden hazırlanın ve konuşmaya sadık kalın. Açılış konuşmanızın genel çerçevesi aşağıdaki şekilde olabilir.
Katılımcıların neden oraya geldikleri ?
Toplantıyla nereye ulaşmak istediğiniz?
Katılımcılardan ne tür katkı bekliyorsunuz ?
Hangi teslimat çerçevesinde bu toplantıyı yapıyorsunuz?
Projeyi nasıl bir adım ileriye taşıyacağı?
Ne kadar süreceği?
Toplantı ajandasının ve kurallarının ne olduğu?
Tüm bu başlıklarla aslında toplantınız için bir sahne belirtiyorsunuz. Katılımcılara bu sahneye sadık kalmaları yönünde telkinde bulunuyorsunuz. İşinizi profesyonelce yaptığınızı gösteriyorsunuz.
Toplantı belli bir noktada olur ki sahne dışına taşacak olursa bu sahneyi hatırlatarak kolayca konuya geri dönüş sağlayabilirsiniz.
# 4 - Toplantıyı Yolunda Tutun
Her toplantıda olduğu gibi belirli anlarda toplantının ana hedeflerinden uzaklaşılabilir. Gereksiz bazı konuların tartışılmasına girilebilir. Böyle durumları fark ettiğiniz anda toplantıyı yukarıdaki ipucunda belirttiğimiz üzere sahneye tekrar döndürün.
Ancak buradaki sorun işin raydan çıktığını siz nasıl anlayacaksınız? Bunun için kendi elinizde bu toplantıdan beklediklerinize yönelik bir kontrol listenizin olması. Konuşulan konunun hangi madde çerçevesine hizmet edildiğinin tarafınızca takip edilmesi gerekmektedir.
Bazı durumlarda toplantıları etkin yönetmek için bir iş analisti olarak bu şekilde liderlik yeteneğini göstermeniz gerekir. Konular raydan çıktığı noktada usulünce sözü kesip
- Şu an konuştuklarımız bu toplantı için hedeflediğimiz sonuçlar için kritik gözükmüyor. Bunu üzerinde konuşacağımız maddelere ekliyorum.
ya da
- Bu maddenin önemli olduğunu düşünüyorum. Ancak üzerinde derinlemesine konuşacak kadar hazırlığımız yok. Bu konu hakkında bize daha detaylı bilgi getirmeniz için size bir eylem öğesi atayabilir miyim ? Bunu yapılacakla iş listesine koyabilir miyim? Daha sonra bu önemli noktaya geri döneceğimize böylece emin oluruz.
gibi cümlelerle toplantınızı yönlendirebilirsiniz.
# 5 – İşi başka adımlar planlayarak kapatın
Aslında bu ipucu yukardaki maddenin devamı niteliğinde. Eğer ortaya çıkan toplantı dışı bir durumu yakalayabiliyor, kayıt altına alıp sonra görüşülmek üzere işi delege edip öteleyebiliyorsanız bu ipucunu başarmışınız demektir.
İnsanların belirli bir dikkat süreleri vardır. Bilim bunu 20-25 dk. olarak vermektedir. Bu süre dolunca insanlar belli bir süre kaybolur, o andaki noktadan zihnen uzaklaşır ve unutur. Bir sonraki toplantıyı düşünürler, ihtiyaçları zihinlerini zorlar vb. İnsanların bu kayboluşlarını dikkate alarak toplantınızı sürdürün. Toplantıyı kapatırken herkese teşekkür edin. Kritik paydaşlarınızın o toplantıda katma değerlerinin neler olduğunu özetleyin. Bu katma değerin projenin ilerleyişine nasıl katkı sağladığını belirtin. Toplantı tutanağını ne şekilde paylaşacağınızı açık olarak söyleyin.
Kısaca özetlersem:
1. Bir gündem oluşturun ve gündemin projenin ilerlemesine bağlı olduğundan emin olun.
2. Çıktılarınız olsun ve bu çıktılara nasıl hizmet edileceğini bilin.
3. Toplantı için bir sahne oluşturun. Toplantıyı nasıl açacağınızı ve doğru yolda nasıl yapacağınızı düşünün.
4. Toplantınızı yolunda tutmaya çaba gösterin. Burası liderliğinizi ve rehberliğinizi göstereceğiniz en önemli alan olacaktır.
5. Neyin başarıldığını kabul ederek ve bir sonraki toplantınızda neyi başarmanız gerektiğini tam olarak bilmeniz için sonraki adımları vurgulayarak kapatın.
Bu yazımda bir iş analisti olarak daha etkin ve verimli toplantılar yapabilmeniz için size kısa bir rehber yazdım. Burada verdiğim maddeler sadece iş analistleri için değil aynı zamanda proje yöneticileri, yazılım test yöneticileri ve projeler çerçevesinde toplantı yapan herkes için geçerlidir.
Blogumuzda yer alan diğer iş analizi yazılarımıza, proje yönetimi yazılarımıza ve yazılım test yönetimi yazılarımıza ulaşabilir ve okuyabilirsiniz.
Comments