PMI’ın yapmış olduğu tanıma göre paydaş, projeye aktif olarak katılan, projeden olumlu veya olumsuz yönde etkilenen veya etkilendiğini düşünen kişi, kuruluş ya da sistemlerdir.
Proje başarısızlık sebepleri incelendiğinde önemli noktalardan biri proje paydaşlarının iyi belirlenememesi ve yönetilememesi olarak tespit edilmiştir. Paydaşların belirlenmesi ve yönetilmesi öncelikle paydaşların doğru şekilde tespit edilmesi ile başlar. Proje Paydaşlarını belirlemek için Proje Yöneticisinin elinde bulunan en önemli araç Proje Başlatma Belgesi (Proje Beratı)’dır. Proje Yöneticisi, kendisinin de görevlendirilmesini içeren Proje Başlatma Belgesine bakarak, proje için hangi kişi veya organizasyonların projeye dahil olması gerektiğini belirler. Oysaki Proje Başlatma Belgesine girdi olan ve muhtemel paydaşları önceden analiz ederek listeleyen asıl belge İş Gerekçesi Dokümanı’dır. Bu doküman IIBA’in tanımladığı metodolojiye göre İş Analisti tarafından hazırlanır. Bu açıdan İş Gerekçesi Dokümanı, Proje Başlatma Belgesinden önce paydaşları içeren bir doküman olarak karşımıza çıkmaktadır. Proje başladıktan sonra, gereksinimlerin ortaya çıkartılması için IIBA BABOK’a göre öncelikli olarak iş analizi çalışmaları için paydaş tespitleri gerçekleştirilir. Bu tespitlerden hareketle işletmenin yazılı ve sözlü kültürü dikkate alınarak paydaş haritaları ortaya konulur. Daha sonra bu paydaş haritaları üzerinden hareketle paydaş iletişimi planlanır. Paydaş iletiminin yanında paydaşlarla ilgili rol ve sorumluluklarda RACI matrisi kullanılarak paydaşlarla proje ekibi arasında ihtilaflı bir konu kalmaması sağlanmaya çalışılır. İş Analizi faaliyetleri kapsamında görev alacak paydaşların doğru bir şekilde planlanması İş Analistinin sorumluluğundadır. Proje Yöneticisi ise projenin tüm paydaşlarının belirlenmesinden sorumludur. Başarılı bir paydaş yönetimi için tüm paydaşlar için “Paydaş Analizi” yapılarak projeyle ilgili olan olan paydaşların “İlgi ve Etki Güçleri” belirlenmelidir.
Etkili bir paydaş analizi ve paydaş yönetimi ile potansiyel engel olabilecek paydaşlar ve paydaşların çekinceleri kontrol altında tutulur. Olası direnç noktaları belirlenerek bunlara yönelik eylem planları oluşturulabilir. Paydaşların proje içerisinde etkin katılımı ve katkı sunması sağlanır. Tüm bunlar da projenin başarılı bir şekilde sonuçlandırılması katkı sağlar.
Comments