Bir ihtiyacın giderilmesi, bir sorunun çözümü ya da bir fırsatın yakalanması için bir kurumun stratejik amaç ve hedeflerini uygun şekilde gerçekleştirilen ve paydaşların isteklerini ve işlevlerini anlamayıp çözümler sunmak için kullanılan görevler ve teknikler bütünü iş analizi faaliyetleri olarak karşımıza çıkmaktadır.
İş analisti tarafından gerçekleştirilen iş analizi faaliyetlerinin temelinde paydaşların gerçek ihtiyaçlarını ortaya çıkartarak gereksinimler şeklinde kayıt altına alınması vardır.
İş analistinin bu amaçla gerçekleştirdiği gereksinimlerin toplanması, organize edilmesi, işlenmesi, kayıt altına alınarak dokümante edilmesi, izlenebilirlik kurularak önceliklendirilmesi ve proje süresince ortaya çıkan gereksinim üzerindeki değişikliklerin yönetilmesine yönelik gerçekleştirilen sistematik yaklaşıma “gereksinim yönetimi” denir.
Gereksinim Yönetiminin ile proje boyunca ortaya çıkan gereksinimlerin yönetilebilmesi ve bu gereksinimlerle proje planının ve yapılan işlerin arasındaki tutarsızlıkların belirlenmesi amaçlanır. Gereksinim yönetiminde sadece işlevsel gereksinimler değil işlevsel olmayan gereksinimlerde yönetilir.
Havacılık, sağlık veya enerji sektörü gibi emniyet ve görev kritik projelerin gereksinim sayısı oldukça fazladır. Bu gereksinimlerin toplanması, işlenmesi ve yönetilmesi mutlaka sistematik bir şekilde yapılmalı ve varsa sektörlerin bu yönde tanımladıkları standartlara (Havacılık sektöründe DO-178c veya SEI CMMI gibi) uyulmalıdır.
Büyük ve geniş kapsamlı projelerde gereksinim ortaya çıkartma ve dokümante etme faaliyetlerinin yanında önemle üstünde durulması gereken diğer bir nokta da gereksinim yönetim sisteminin bir parçası olarak iyi bir “değişiklik yönetim sisteminin” kurulmasıdır. Değişiklik Yönetim yapısının kurulması IIBA BABOK V2’ye göre İş analistinin İş Analizi Planlama ve İzleme Bilgi alanı kapsamında yerine getirdiği temel görevlerden biridir.
Projelerin başarıya ulaşması için gereksinimlerin doğru tanımlanması önemlidir. Bunun yanında gereksinimlerin yönetimindeki başarı, projedeki diğer süreçlerin başarısını ve dolayısıyla proje başarısını doğrudan etkiler.