Gereksinim bir müşterinin ihtiyacını ortadan kaldıracak olan yetenek ve şartların tanımlanmasıdır. İş gereksinimi paydaşların ayrı ayrı gereksinimleri ile ilgilenmez daha üst düzeyde onların ihtiyacını giderecek şekilde tanımlamaları içerir. İş gereksinimlerinin belgelendirilmesi için tanımlanmış olan standart bir doküman yapısı bulunmamaktadır.
Her kurum ve kuruluş bu gereksinimleri kendi tanımladıkları bir yapıda kayıt altına alır. İş analistleri olarak bize gelen bir talepten iş ihtiyacını belirledikten sonra bu ihtiyacı ortadan kaldıracak olan iş gereksinimlerini tanımlamalı ve çalıştığımız kuruluş belirlemiş olduğu yapı içerisinde onları dokümante etmeliyiz. Genel olarak iş gereksinimleri aşağıdaki yapılardan herhangi birisi ile kayıt altına alınabilir:
Bir tabloda veya Excel dosyası içerisinde
Diyagram yapısı şeklinde (örneğin iş akışı veya süreç akışı vb.)
Grafik olarak (örneğin Excel’de)
Bir model gösterimi ile (kullanım durumu diyagramları veya ER diyagramı)
Şablonu önceden tanımlanmış ve yapılandırılmış doküman içerisinde yazı ile
İş analistlerinin en genelde kullandığı gereksinim sınıflandırma yapısı IIBA tarafından BABOK’da belirtilen yapıdır. Bu yapıya göre iş analistleri gereksinimleri gruplar ve aşağıdaki başlıklar altında belgelendirir:
İş Gereksinimleri Dokümanı
Paydaş Gereksinimleri Dokümanı
Çözüm Gereksinimleri Dokümanı
İşlevsel gereksinimler
İşlevsel olmayan gereksinimler
Çözüm Gereksinimleri Dokümanı
Yukarıdaki başlıklar altında gruplanan gereksinimler bazen Analiz Dokümanı adı altında tek bir dokümanda bazen de organizasyonun sunmuş olduğu grup isimlerini taşıyan farklı şablon yapıları içerisinde ayrı ayrı dokümanlar altında kayıt altına alınır.
Savunma sanayii, havacılık sektörü veya benzeri sektörlerde gereksinimler aşağıdaki kategoriler altında gruplanıp belgelendirilebilir:
Müşteri Gereksinimleri Dokümanı
Sistem Gereksinimleri Dokümanı
Yazılım Gereksinimleri Dokümanı
Kullanıcı Grafik Arayüz Dokümanı
Emniyet Gereksinimleri Dokümanı
İş analistleri olarak mesleğimiz gereği ihtiyacı doğru tespit edip bunları doğru şekilde kayıt altına almak temel görevlerimizden biridir. Gereksinimleri kayıt altına almak ve organize etmek çalıştığımız kuruma ve kurumun çalışma alanına göre farklılık gösterir. Her bir organizasyon kendi çalışma yapısını kurmuş ve uygular. İş analistleri çalışmaya başladığı organizasyonlarda hızlı olarak gereksinimlerin dokümante edilmesi için kullanılan yapıları anlamalı ve çalışmalarını o yapıya uygun şekilde gerçekleştirmelidir.
Pena Akademi orak yayınladığımız iş analizi blog yazılarımıza buradan ulaşabilirsiniz.!