PMI metodolojisinin 10 bilgi alanından biri de Tedarik Yönetimi’dir. Projelerde, proje kapsamına ulaşabilmek adına dışarıdan temin edilecek bir iş, malzeme veya hizmet için tedarik faaliyetleri gerçekleştirilmesi gerekecektir.
Bu bilgi aktiviteleri yetkili proje ekibi üyeleri tarafından çıkarılan satın alma emirlerinin planlanmasını, hazırlamasını ve yönetilmesine yönelik için gerekli sözleşme yönetimini ve değişiklik kontrol süreçlerini kapsamaktadır.
Bu bağlamda projelerde tedarikler kapsamında kullanabilecek farklı sözleşme tipleri bulunmaktadır. Organizasyonlar bünyesinde tedarikler merkezi olarak takip edildiği durumlarda sözleşmelerin oluşturulması ve yönetilmesi satın alma birimi tarafından gerçekleştirilecektir. Ancak yine de proje yöneticisinin bu konuyla ilgili bilgi sahibi olması ve sözleşme tiplerini bilmesi gerekmektedir.
Sözleşmeler genel olarak üç ana kategoride toplanmaktadır:
Sabit fiyatlı sözleşmeler (Fixed Price Contract)
En aygın görülen sözleşme şeklidir. Bu tip sözleşmelerde, Alıcılar da, sabit fiyat düzenlemesi çerçevesinde, tedarik edilecek ürün ya da hizmetlerin tanımlarını tam olarak tanımlarlar. Daha sonra tanımlanmış ürün, hizmet ya da sonucun sağlanması karşılığında sabit bir toplam fiyat belirlenerek Satıcı ile sözleşme imzalanır. 3 tip sabit fiyatlı sözleşme tipi mevcuttur:
Kesin Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (Firm Fixed Price- FFP)
Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (Fixed Price Incentive Fee-FPIF)
Fiyat Ayarlamalı Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (Fixed Price with Economic Price Adjustment-FPEPA)
Maliyet Geri Ödemeli Sözleşmeler (Cost Reimbursable Contract)
Bu tür sözleşmelerde Alıcının tanımladığı iş tanımı üzerinden Satıcıya tamamlanan çalışmalar için gerçekleşen tüm yasal maliyetler ödenir. Ayrıca satıcının kârına karşılık yine belirlenen bir oran üzerinden maliyete ek bir ücret ödemesi yapılır. Bunda da 3 tip maliyet geri ödemeli sözleşme vardır. Bunlar:
Maliyet Artı Sabit Fiyatlı Sözleşme
Maliyet Artı Teşvik Ücretli Sözleşme
Maliyet Artı Ödül Sözleşmesi
Süre ve Malzeme Sözleşmeleri (Time & Material Contract)
Diğer sözleşme türlerinin karışımı olan bir sözleşme türüdür. Daha çok hizmet alım talepleri bu tür sözleşmeler ile karşılanır. Bu sözleşmelerde Alıcı ödemeyi saat başına ya da malzeme başına yapar . Burda ortaya çıkabilecek olan risk hizmetin çok uzamasıdır. Bu durumun önüne geçebilmek için sözleşmeye aşılmaması gereken değerler ve zaman sınırları konulması gerekir.
Pena Akademi olarak bu yazı dizimiz ile proje yönetimi ve iş analizi alanlarında bilgi ve deneyimini arttırmak isteyen herkesin bu konuda yararlanabilecekleri bir çalışma paylaşmak istedik. PMI metodolojisi içerisinde adreslenen sözleşme tipleri ve detaylarını sonraki yazılarımızda inceleyeceğiz.