İş analizi faaliyetlerinin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi projelerin başarısına doğrudan etkisi vardır. 2004 ve 2009 yılı Standish Group CHAOS Reports’lar incelendiğinde başarısız projelerin %70 yakını iş analizi görevlerinden kaynaklı sebeplerden başarısız olduğu görülmektedir. Daha detaya inildiğinde bu başarısızlığın %37’si gereksinim kaynaklı başarısızlıktır.
Başarısız projeler incelendiğinde netleştirilmemiş ve tamamlanmamış gereksinimlerin önemli bir neden olduğu görülmektedir. Bu nedenle iş analizi faaliyetleri sırasında ve özellikle gereksinim ortaya çıkartma (requirement elicitation) faaliyetlerinde IIBA BABOK’da önerilen tekniklerin etkin bir şekilde kullanılması bu başarısızlık oranını düşürecektir.
İş analistleri mesleki bilgisi gereği BABOK’da anlatılan teknikleri yerli yerinde kullanmasını bilmelidirler. Bu onların temel yetkinliklerinden biridir. Bu tekniklerden biri de gereksinim ortaya çıkartma faaliyetleri sırasında kullanılması gereken Gereksinim Atölye Çalışmalarıdır (Requirement Workshops).
Gereksinim atölye çalışmalarında ilgili paydaşlarbir araya gelerek doğru ve yüksek kaliteli gereksinimlerin ortaya çıkartılması için birlikte çalışma gerçekleştirir. Bu çalışmalarda iş analisti yönetici (facilitator) rolünü üstlenir. Bu çalışmaların başarıya ulaşması için iş analisti mutlaka önceden hazırlanmalı ve gündemli toplantılar yapmalıdır.
Başarılı bir şekilde gerçekleştirilen gereksinim atölye çalışmaları proje açısından aşağıdaki faydaları sağlayabilir:
Birçok paydaşla mülakat yapılması maliyetini azaltırGereksinim ortaya çıkarma faaliyetlerini yapısal hale getirilmesine katkı sağlarEkibi etkileşimli, işbirlikli çalışan bir yapıya gelmesine katkı sağlarPaydaşların beklentilerinin ortaya çıkmasını sağlar.Gereksinimlerle ilgili geri bildirimler anında alınmasını sağlarGereksinim ortaya çıkarma zamanını kısaltır.Gereksinimler üzerinde konsensus sağlanmasına katkı sağlar.
Gereksinim atölye çalışmalarının proje başarısına daha birçok faydası vardır. Ancak başarılı bir gereksinim atölye çalışması paydaşların etkin katılımına bağlıdır. Bu da çalışmayı yöneten yöneticinin uzmanlığı ile doğrudan ilgilidir. Gereksinim Atölye Çalışmasını yönetenden beklenenler:
Toplantının hedefini ve amacını net olarak tanımlamalı
Toplantı için net kurallar belirlemeli ve bunları toplantıda uygulamalı. Bu kurallar özellikle çatışmaların yönetilmesi açısından önemlidir.
Toplantı için gündem belirlemeli
Toplantı katılımcılarını eksiksiz belirlemeli
Toplantı gündemine katılacak herkese iletmeli
Toplantı için bir not tutucu (scribe) belirlenmeli ve görüşülenler eksiksiz bir şekilde not edilmesi sağlamalı
Hedeflerine yönelik soru hazırlığında bulunmalı ve bunların cevaplarını toplantıda ilgili paydaştan alınması sağlamalı.
Başarılı şekilde gerçekleştirilen gereksinim atölye çalışmaları bir çok gereksinimin ortaya çıkmasını sağladığı gibi gereksinimlerin kalitesinin artmasını da sağlayacaktır.
Pena Akademi IIBA metodolojisine uygun tanımladığı iş analizi eğitimleri ile iş analistlerinin yanında olarak sizlerin bu alanda iyi bir şekilde eğitim almanızı sağlamak için bu alandaki profesyoneller ile çalışmaktadır.