Evrensel tanıma göre proje; başlangıç ve bitiş zamanı belli, bütçesi olan, bir takım kaynakları kullanan, çeşitli görev, faaliyet ve olayları içeren ve tekrarlanmayan işler dizisidir. Proje, bir sorunun ortadan kaldırılması, bir fırsatın yakalanması veya yasal bir zorunluluğun yerine getirilmesi için gerçekleştirilir. Bir proje için planlanan zamanda, öngörülen bütçe ile kalite standartları içerisinde ve hedeflenen gereksinimleri karşılaması amacıyla gerçekleştirilen organizasyona ise Proje Yönetimi (Project Management) denir.
PMBOK 6.0 göre proje yönetiminin amacı, proje için ayrılan zaman, para, insan gücü, makine ve teçhizatı gibi kaynakları en verimli şekilde kullanarak; projeyi en uygun sürede, en uygun bütçe ile en kaliteli şekilde tamamlanmasını sağlanmasıdır. PMI bu amaçla 2013 yılındaki PMBOK 5.0 güncellemesine kadar proje başarısı için proje yönetimini 9 bilgi alanında inceliyordu. 2013 yılı güncellemesi ile o ana kadar iletişim yönetim süreçlerinden birisi olan Paydaş Yönetimi (Stakeholder Management) yeni bir bilgi alanı olarak belirlemiştir. Böylece PMI metodolojisi etkin proje yönetimi ve proje başarı için proje yönetimini 10 bilgi alanında inceler hale gelmiştir.
Paydaş Kimdir ?
Projenin yürütülmesinden ve/veya tamamlanmasından pozitif ya da negatif yönde etkilenen ve/veya etkilendiğini düşünen herkes proje için paydaştır. Projenin tipine ve karmaşıklığına göre paydaş sayısı değişecektir. Projenin başarısına direk etkisi olan paydaşların değişen sayıda olması ayrıca yönetilmesi ve üzerinde planlı bir şekilde çalışması gereken bir konudur.
Müşteri, projenin yapılmasına neden olan son kullanıcı, sponsor, projeyi yürütecek ekip üyeleri, şirketteki üst yönetim veya diğer birimler, varsa başka bir firma, kurum ya da sistemler proje için ana paydaşlardır.
PMBOK 6.0 Paydaş Yönetimini dört süreç içerisinde değerlendirmektedir:
Paydaşların Belirlenmesi
Paydaş Yönetiminin Planlanması
Paydaş Katılımının Yönetilmesi
Paydaş Katılımının Kontrolü
Proje başarısızlık sebepleri incelendiğinde yetersiz paydaş yönetiminin üst sıralarda yer aldığı görülmektedir. Bu nedenle proje öncesindeki iş analizi faaliyetlerinden başlayarak paydaş tespitlerinin yapılması, iletişimin planlanması, etki seviyesi analizlerinin yapılarak beklentilerinin yönetilmesi proje başarısı açısından önem arz etmektedir.
Proje yöneticisi paydaş yönetimi konusunda iş analisti ve test yöneticisi ile yakın çalışmalıdır. Etki seviyesi analizlerinin yanında her bir paydaş için hangi paydaşın projeye destekleyici hangilerinin direnç gösterici rol üstlendikleri değerlendirilmelidir. Bu değerlendirmeye göre paydaşlar ile çalışılmalıdır. Proje süresinde paydaş planları belli aralıklarla gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir. Müşterinin proje beklentisinin doğru bir şekilde karşılanması paydaş beklentilerinin doğru şekilde tespit edilip yönetilmesi ile mümkün olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır.