“Elimizdeki kaynaklarla, bu proje şu kadar zamanda tamamlanır” diyebilmek hoş olurdu. Gerçek ise, çoğu projenin, eldeki kaynak miktarı ne olursa olsun, sabit bir başlangıç ve bitiş noktasının olduğudur. Örneğin, projeyi derhal başlatmak isteseniz bile, insanların veya malzemenin hazır hale gelmesi iki haftayı bulabilir. Zaman planlaması yapmak genel bir görevdir. Her projenin bir zaman planlaması vardır ve her proje yöneticisinin böyle bir plan hazırlayabilmesi gerekir.
“Herşey her zaman sizin düşündüğünüzden daha fazla zaman alır.”
-Ken Bell, Yapımcı
Projenin zaman planı nasıl yapılır ? İşe, “olabilecek en geç” tarihin (değiştirilmesi mümkün olmayan tarihin) ne olduğunu araştırmakla başlayın. Bu bir ticari fuarın ya da resmi bir kuruma sunulacak bir denetim sonucunun tarihi olabilir. İş tesliminin ne zaman yapılması gerektiğini görebilmek için, olabilecek bu en geç tarihten geriye doğru gidin. Eğer yıllık bir rapor hissedarlar toplantısına yetiştirilecekse ve basılmasının iki hafta alacağını biliyorsanız, o zaman raporun son halinin toplantı tarihinden iki hafta önce matbaaya gönderilmeye hazır hale getirilmesi gerekir. Geriye doğru gitmek yada “geriye sarmak” gerçekçi bir zaman planı hazırlamanın mükemmel bir yoludur.
Kritik Yol yönetimini izlemek. Kritik Yol Yöntemi (KYY) proje faaliyetlerine ilişkin zaman planı yapılırken kullanılan bir araçtır. İş Ayrıştırma Yapısı (İAY) sonuçlarını kullanarak, faaliyetlerin projenin başlangıcından sonuna kadarki sıralanışını bir grafik üzerinde gösterebilirsiniz. Bazı faaliyetler aynı anda yürürken, bazılarına başlamadan önce diğerlerinin tamamlanmış olması gerekir. KYY, bu süreci planlamanıza yarar.
Kritik faaliyetler toplam proje süresini belirleyenlerdir (bunlar projenin teslim tarihinin tutturulabilmesi için zamanında tamamlanması gereken faaliyetlerdir). Hangi faaliyetlerin kritik olduğunu belirlemek kaynaklarınızı en etkin biçimde paylaştırmaya yarar.
Öyleyse;
Proje zaman planlaması için:
Hangi teslim tarihlerinin kesin ve değişmez,hangilerinin esnek olduğunu öğreninHiçbir görev dört ila altı haftadan fazla sürmemelidir. Görevler bu zaman çerçevesinin sınırlarına yaklaşıyorsa, daha fazla ayrıştırılmaları gerekiyor demektir.Zaman planı yaparken bizzat kendinizin fiilen denetleyemeceği kadar çok ayrıntıya girmeyin.Zaman planını mantıksal olarak mümkün olan şeylere göre hazırlayın.Kaynak dağılımı daha sonra yapılmalıdır.Bütün zaman dilimlerini gün yada hafta biçiminde aynı birim cinsinden yazın.Projenin zaman planını başlangıçtaki hedef tarihlerini tutturabilmek için fazla mesai gerektirecek şeklde hazırlamayın; yoksa daha sonra ortaya çıkabilecek sorunları halletmek için gereken esnekliğe yer bırakmamış olursunuz.
Gelecek yazılarımıza gerçek projelerden örnekler vererek devam edeceğiz.