1998 yılında başladığım ve 5 ülkenin katılımıyla gerçekleştirilen uluslararası bir projenin kick-off toplantısında proje yöneticisi her ana iş paketi yöneticisinden katılımcı ülkelere ve iş paketinde çalışanlara yönelik bir sorumluluk matrisi hazırlamasını talep etti. Pratikte ilk olarak karşılaştığım bu matrisin adının RACI olduğu ve hayatın birçok alanında can kurtarıcı bir simit olduğunu projelerde tecrübelendikçe gördüm.
Bilindiği üzere gerek PMI’ın PMBOK'da tanımladığı proje yönetim metodolojisinde gerekse de diğer proje yönetim yaklaşımlarında proje yöneticisinin en önemli özelliklerinden biri kendisine ait görev ve sorumlulukları proje içerisinde yer alan ekibe delege etmesidir. Bu proje başarısı açısından oldukça önemlidir. Bu delegasyon proje yaşam döngüsünün en erken safhalarında gerçekleştirilmelidir.
Bu delegasyonda proje yöneticisinin kullanacağı en önemli araçlardan biri RACI matrisidir. RACI, İngilizce Responsible, Accountable,Consulted ve Informed kelimelerinin baş harflerinden oluşan bir kısaltma olup kişilerin rol ve sorumluluklarını gösteren bir tablodur.
Responsible (Sorumlu): Görevi yerine getirmekten sorumlu olan kişidir. Görev icra edilirken o görevle ilgili kararları verme yetkisi kendisindedir. Bir görevin icra edilmesi sırasında o görevle ilgili birden fazla kişi sorumlu olabilir. Ancak önerilen işin bir sorumlusunun olmasıdır.
Accountable (Mesul, Hesap Verilen): Görevin tamamlanmasının mesuliyetinin kim olduğunu gösterir. Bir görev için sadece ve sadece bir mesul yani hesap verilen olabilir. Bu tablo hazırlanırken bu genel kurala dikkat edilmelidir. Sorumlu olan kişinin gerçekleştirdiği işler Mesul olan kişi tarafından onaylanır.
Consulted (Danışılan): Görevin icrası için bilgi alınan kişidir. Bu kişi ile iki yönlü bir iletişim gerçekleştirilir. Örneğin Konu Alan Uzmanları (subject matter experts), Gerçekleştirme Alan Uzmanları(implementation matter experts)
Informed (Bilgi Verilen): Görev icrası sırasında ya da görev sonunda bilgilendirilen kişilerdir. Bu kişiler genellikle görev sonucunda ortaya çıkan çıktılardan etkilenirler.
Eğer bir projede rol ve sorumluluklar net olarak tanımlanmaz ise proje içerisinde çatışmalar, eksik işler ya da yapılmayan görevler gibi problemler ortaya çıkabilir. Bir proje ekibinin kendilerinden beklenenleri açıkça bilmesi, onların kendi işleri daha doğru, zamanında ve planlanan bütçe içerisinde tamamlanmasını sağlayabilir.
RACI matrisi proje yönetimi, iş analizi, yazılım test ve süreç yönetimi faaliyetlerinde aktif olarak kullanılır. Hem PMBOK hem de BABOK, RACI matrisini proje yöneticilerinin ve iş analistlerinin kullanılması gereken bir teknik olarak anlatır.
Bu yazımızda RACI matrisinin ne olduğunu vermek istedik. Bir sonraki yazımızda RACI matrisinin nasıl yapıldığını bir örnek ile açıklayacağız.
Pena Akademi, proje yönetimi, iş analizi, yazılım testleri ve süreç yönetimi eğitimlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.