Proje içerisindeki görev ve sorumlulukların açık bir şekilde tanımlaması, proje çalışmalarının etkin bir şekilde gerçekleştirilmesinde önemli bir etkendir. Önceki yazımızda bu amaçla kullanılan RACI matrisinin ne olduğu detaylı şekilde tanıtılmıştı. Bu yazımızda bir RACI matrisinin nasıl hazırlanacağı adım adım anlatılacaktır.
Başarılı bir RACI matrisi oluşturmak için aşağıdaki adımlar takip edilir:
Öncelikle iş aktiviteleri listelenmelidir. Bu aktiviteler daha sonra oluşturulacak olan matrisin en solundaki sütuna yerleştirilecektir. - 10’dan az iş aktivitesi tanımlama dar; - 25’ten fazla iş aktivitesi tanımlamanın bir RACI matrisi için geniş olur. - Aktivite tanımlarında yuvarlak ifadelerden kaçının. Örneğin “Toplantılara katılın” , “Rapor hazırlayın ” yerine, “Risk Değerlendirme toplantılarına katılım” diye somut ifadeler kullanın.
Projeniz içerisindeki tüm rolleri tanımlayın. Bu roller oluşturulacak olan matrisin sütunları olacaktır.
Daha sonra hangi görev kimin sorumluluğunda ise o kişiler ile görevlerin kesişimine “R” yerleştirmesini yapın.
Tüm sorumluluklar dağıtıldıktan sonra boş görev olup olmadığını kontrol edin.
Daha sonra her bir görev için mesul olan kişileri belirleyerek “A” ile belirtin.
Tüm mesuliyetler tamamlandıktan sonra her bir görev için sadece “bir” kişinin mesul olduğundan emin olun.
Eğer “R” ve “A” dağılımında herhangi bir çakışma olmuşsa bunu ivedilikle çözüme ulaştırın.
“R” ve “A” yerleşimi bittikten sonra görevlerden hareketle “C” ve “I” yerleşimlerini de tamamlayın.
Geliştirilen matrisi yorum almak için ekip üyeleri ile paylaşın.
Gelen yorumlara göre erekli revize ve güncellemeleri matrise yansıtın.
Nihai hale gelen RACI matrisini ilgili ekiple paylaşın.
Nihai hale gelen matrisin tüm ekibe dağıtılması ile proje içerisinde yer alan kişiler kendilerine ait rol ve sorumluluklar hakkında bilgilendirilmiş olacaklardır.
RACI matrisi, proje yönetimi, iş analizi, yazılım testleri ve süreç yönetiminde aktif olarak kullanılan bir tekniktir. Pena Akademi bu alanlarda verdiği eğitimlerde bu konu üzerinde uygulamalı örnekler yaptırmaktadır.
Pena Akademi’nin proje yönetimi, iş analizi, yazılım testleri ve süreç yönetimi eğitimleri hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın